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Deine Dienstplan Vorlage für Excel

Die Verwendung von einem Dienstplan (Arbeitsplan, Wochenplan) ist für Arbeitgeber und Personalplaner vieler Branchen zur Mitarbeiterplanung unerlässlich. Eine Schichtplan-Excel ist jedoch nicht nur eine gute Möglichkeit, um Arbeitszeiten des Personals übersichtlich festzuhalten:

Sie kann auch dabei helfen, eine optimale Planung für neue Arbeitsabläufe und -bereiche zu gewährleisten, Bereitschaftsdienste zu koordinieren oder Lohnabrechnungen zu erleichtern. Auch gesetzliche oder vertragliche Vorgaben zu den Arbeitszeiten der Angestellten können in der Excel Dienstplan-Vorlage über eine Stundenberechnung berücksichtigt werden.

Arbeitgeber können für eine vereinfachte Organisation und Erstellung ihrer Dienstpläne auf kostenlose Excel-Vorlagen zur Personaleinsatzplanung zurückgreifen oder praktische Online-Systeme nutzen.

Unsere Dienstplan-Vorlage (Excel, s.u.) steht kostenlos zum Download zur Verfügung und bietet Personalplanern viele Vorteile:

  • Zeitersparnis bei der Planung und Organisation
  • Übersicht über die Anzahl der Mitarbeiterstunden
  • Vereinfachte Lohnabrechnung am Ende des Monats
  • Einfache Bearbeitung von Urlaubsanträgen
  • Schnelles Organisieren von Bereitschaftsdiensten
  • Steigerung der Mitarbeiterproduktivität (durch geeignete Schichtplanung)
  • ...u.v.m.

Selbst in kleineren Betrieben erleichtern übersichtliche Dienstpläne die Einteilung bei der Mitarbeiterplanung, ermöglichen ein schnelles Eingreifen bei spontanen Ausfällen, beispielsweise durch Krankheit, oder helfen bei der Planung der Einarbeitungsphasen neuer Aushilfskräfte.

Neben vorgesehenen Arbeitszeiten können auch Pausen und Abwesenheiten in der Dienstplan-Vorlage notiert werden – so wird die Personalplanung mithilfe des Excel-Dokuments sehr genau und übersichtlich.

Optimal strukturierte Schichtpläne erinnern Arbeitnehmer zudem rechtzeitig an nötige Vorbereitungen und erleichtern Arbeitsabläufe, wie zum Beispiel die Übergabe von Zuständigkeiten zwischen zwei Schichten und einzelnen Mitarbeitern.

Bei der Personalplanung besteht die größte Herausforderung oft darin, Festangestellte, Aushilfen und Bereitschaftsdienste (wie Ruf- bzw. Hintergrundbereitschaft) zu koordinieren. Die Schichtplan- Exceltabelle erleichtert die Berücksichtigung gewünschter Arbeitszeiten bestimmter Mitarbeiter und deren Vereinbarung von Familie und Beruf.
Auch bei der späteren Stundenabrechnung helfen die Dienstpläne bei der Personaleinsatzplanung: Überstunden und Zuschläge können der Dienstplan-Vorlage mithilfe der Stundenberechnung entnommen werden. Stundenzahlen höher entlohnter Nachtschichten können beispielsweise in den betreffenden Spalten des Dokuments errechnet und in ein entsprechendes Tool für die Lohnabrechnung übertragen werden.

Die kostenlose Dienstplan-Excel gilt in der Vorlage für jeweils eine Kalenderwoche, die oben rechts oder wahlweise als Name des Tabs eingetragen werden kann. Auch die Abteilung oder Filiale eines Betriebes kann hier notiert werden. Um die Schichten der einzelnen Mitarbeiter zu planen, werden die Namen der einzelnen Mitarbeiter in der entsprechenden Zeile der Tabelle eingetragen. In den Spalten rechts daneben werden deren Arbeitsbereiche notiert und die Uhrzeiten festgelegt. Auf diese Weise können beispielsweise Angestellte in der Gastronomie, die sowohl morgens in der Küche als auch mittags im Service arbeiten, übersichtlich eingeteilt werden. Durch die Anzeige der Stundenanzahl jedes Mitarbeiters können Fehleinteilungen oder Überstunden verhindert werden.

Jeder Betrieb funktioniert anders – die Schichtplan-Excel-Vorlage sollte deshalb an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Weitere Mitarbeiter können durch zusätzliche Zeilen hinzugefügt werden. Betriebe, die mit festen Schichten arbeiten (wie zum Beispiel Pflegedienste oder Krankenhausmitarbeiter), können zudem weitere Spalten für spätere Uhrzeiten oder Nachtschichten hinzufügen oder die Zeitangaben durch feste Schichtblöcke ersetzen. Farbige Markierungen in der Excel-Tabelle helfen außerdem dabei, die unterschiedlichen Arbeitsbereiche oder Schichten zu kennzeichnen. Auch Bereitschaftsdienste können vermerkt und eventuelle Fehlzeiten durch Abwesenheit nachträglich korrigiert werden.