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Wie du typische Fehler in der Schichtplanung vermeidest

carolin henkelmann von easypep gibt euch tipps für eure PersonalplanungCarolin Henkelmann











Eine zuverlässige und reibungslose Schichtplanung legt die Weichen für ein funktionierendes Unternehmen. Nicht nur Mitarbeiter sind zufriedener, auch Kunden, da jeglicher Service ohne Ausfälle oder Verzüge geleistet werden kann. Allerdings erfordert das Management von Schichten einen erheblichen administrativen Aufwand. Es müssen so viele Absprachen getroffen werden, dass es leicht zu Fehlern im Ablauf kommen kann. Wir haben ein paar Tipps gesammelt, wie du diese vermeiden kannst:


1. Planung in die Realität umsetzen 

Die Sollstunden eines Mitarbeiters stimmen selten mit den Ist-Stunden überein. Wie oft passiert es, dass sich ein Dienst länger zieht, als geplant oder der Mitarbeiter im Stau steht und deswegen später zur Arbeit erscheint. Das gibt dann vor allem bei der Abrechnung Probleme. Lösen lässt sich das ganz einfach mit einer Zeiterfassung. Vor und nach der Schicht wird sich mit einer digitalen Stempeluhr ein und ausgestempelt und du erhältst sofort einen Überblick über alle tatsächlich geleisteten Stunden. So lassen sich nicht nur Überstunden schnell identifizieren, es wird auch nur die Zeit abgerechnet, die der Mitarbeiter wirklich gearbeitet hat. Lies hier, wie das mit der Zeiterfassung bei uns genau funktioniert. 


2. Den Dienstplan von jedem einsehbar machen

Wenn nur der Manager den Dienstplan kennt, kann es leicht passieren, dass alle zur gleichen Zeit Arbeiten oder Urlaub haben wollen, denn niemand weiß über die Wünsche der Kollegen Bescheid. Mit einem Online-Dienstplaner von dem alle permanent die aktuelle Version haben, sind solche Probleme Vergangenheit. Jeder Mitarbeiter kann genau einsehen, welche Schichten schon besetzt sind und an welchen Tagen noch unbedingter Bedarf besteht und sich dann bewerben. Auch Abwesenheiten oder Krankschreibungen von Kollegen werden angezeigt, sodass jeder Angestellte in Ruhe von zu Hause seinen Urlaub planen und sofort die Zeit anfragen kann. Erfahre hier mehr darüber, wie du Abwesenheiten planst. 


3. Die aktuelle Version klar festhalten

Einen Schichtplan zu erstellen ist so komplex, dass oft im Nachhinein noch einmal etwas geändert werden muss. Nicht jeder ist für jede Position geeignet und hat zu allen Terminen Zeit, sodass die Planung meist ein Jonglieren mit Namen und Schichten ist. Doch wird ein “fertiger” Plan einmal gedruckt und verteilt, stellen sich Mitarbeiter darauf ein und es gibt eigentlich kein zurück mehr. Besser ist, die Schichte online zu planen, mit einer Version, die immer up-to-date ist. Es gibt somit nur einen Ort, in dem die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nach schauen können und niemand wird verwirrt mit verschiedene Kopien oder Mails.


4. Genauer Mitzählen

Im Zuge des Mindestlohngesetzes ist es in den meisten Unternehmen Pflicht geworden, die Stundenanzahl ihrer Mitarbeiter genau zu dokumentieren und den Höchstsatz nicht zu überschreiten. Besonders bei Teilzeitkräften, Werkstudenten und Aushilfen kann man hier leicht den Überblick verlieren und weiß so auch nicht, welche Hilfen man in der letzten Monatswoche noch einteilen kann. Auch hier ist die Lösung ein Online-Tool wie Easypep, das einfach die Stunden mitzählt und dafür sorgt, dass die wöchentlichen Stunden nicht überschritten werden.






"So können Mitarbeiter auch Schichten mit anderen Mitarbeitern tauschen, ohne, dass Aufwand für den Manager entsteht."





5. Schneller kommunizieren

Handys auf denen man schnell und überall anrufen kann, haben die Kommunikation schon erheblich erleichtert. Allerdings hören Mitarbeiter Anrufe nicht immer und bis ein Rückruf erfolgt, steht schon wieder ein anderes Problem auf dem Plan. Besser: Cloudbasiert kommunizieren. Jeder sieht sofort, wenn Schichten wieder frei werden und kann sich bewerben. So können Mitarbeiter auch Schichten mit anderen Mitarbeitern tauschen, ohne, dass irgendein Aufwand für den Manager entsteht. Jeder Mitarbeiter ist solange für seine Schicht verantwortlich, bis er Ersatz gefunden hat. Der Manager hat aber natürlich den Hut auf und teilt solche Befugnisse zu.


6. Einfach online Dienste planen

Online Dienste zu planen, ist wie immer und von überall durch eine Tür in den Nachbarraum gehen zu können, in dem das ganze Team zusammensitzt und man in Ruhe die Dienste besprechen kann. Es lokalisiert und macht Absprachen zu jeder Zeit und überall möglich. Es ist nicht nur eine enorme Erleichterung für den Arbeitgeber, sondern auch für Arbeitnehmer, die interaktiv in Prozesse eingebunden werden.

Möchtest du auch mit einem Online-Tool deine Schichten planen? Probiere es hier kostenlos für 30 Tage aus. Du hast etwas anderes auf dem Herzen oder möchtest Feedback geben? Schreibe gerne in das Kommentarfeld. 




Carolin von EASYPEP

Carolin von EASYPEP

Carolin schreibt für uns in unserem Blog und gibt euch gute Tipps für eure Personalplanung

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